Análisis y gestión de repuestos en almacén

Hoy en día el grado de automatización en la industria en general y más concretamente en la industria papelera es enorme. La mano de obra se ha visto así reducida casi a la mínima expresión a la vez que han aparecido en escena máquinas y equipos que realizan el trabajo de manera casi inagotable. Una de las consecuencias que esta situación provoca es que la gestión de activos físicos de nuestra planta se convierte en un aŕea estratégica de primer orden. Es imprescindible mantener una funcionalidad correcta de los equipos para obtener unos niveles de producción, seguridad y calidad de acuerdo a los objetivos establecidos. Tenga en cuenta que incluso hoy en día esta situación se agrava en tanto en cuanto los stocks intermedios de producción se han visto reducidos igualmente y así, las paradas por avería de las líneas de producción afectan casi de manera directa al cliente final que advierte el retraso en la entrega de sus pedidos. Es evidente que debemos evitar siempre este tipo de situaciones tratando de minimizar el tiempo de parada no planificada de nuestras líneas de producción. Una de las herramientas a nuestro alcance es el correcto análisis y gestión del almacén de repuestos. El objetivo de dicho análisis es llegar al punto de equilibrio entre dos intereses claramente enfrentados, a saber, técnico y económico.

Partir de una idea que defina la causa de nuestra necesidad es de vital importancia como se verá a continuación. El hecho de mantener un determinado stock de un conjunto de repuestos y consumibles debe originarse a partir de una necesidad y con un objetivo claramente definido. Algunas personas podrán apuntar que los repuestos son necesarios para mantener la continuidad de la producción, otras pueden indicar que son necesarios para evitar en la planta paradas de larga duración, para regenerar la funcionalidad de los equipos, para optimizar el coste de la reposición de materiales consumibles de precio variable o simplemente para evitar plazos de entrega que en algunas ocasiones pueden llegar a ser extremadamente largos. No obstante podemos reunir todas estas respuestas apuntando que el objetivo fundamental de los repuestos de almacén es el de apoyar y dar soporte a las tareas llevadas a cabo por los departamentos de Mantenimiento y Producción ya sean éstas programadas o no.

Las tareas de Mantenimiento precisan un conjunto de repuestos que permitan realizarlas

Esta definición es importante, marcando este objetivo queda claramente definida la política de gestión del repuesto. En una industria como es la papelera cada hora que pasa sin producir tiene un coste muy elevado, es totalmente inadmisible que puedan provocarse averías o paradas de larga duración por la falta de un repuesto y éste, según queda definido de forma implícita en el objetivo marcado, debe gestionarse más como una necesidad de dar soporte a ciertas tareas que con otras técnicas de gestión tradicionales y encaminadas hacia la optimización económica de los inventarios en las que se adquirieren lotes de repuestos bajo objetivos puramente económicos, definiendo siempre el número de unidades requeridas según la demanda que de los mismos sea necesaria en la planta y olvidando el verdadero origen de la demanda de los repuestos.

La hora de parada de una linea de producción de papel tiene un coste muy elevado

El concepto funcional de las máquinas diseñadas para la fabricación de papel y cartón no ha variado mucho con el trascurso del tiempo pero no podemos decir lo mismo con la tecnología implementada en las mismas. Hoy en día el grado de sofisticación y precisión de los equipos mecánicos así como los elementos de regulación y control incluidos en las líneas de producción de papel es elevado lo cuál incrementa el número de fallos posibles que pueden producirse sobre los equipos provocando de esta manera el paro por avería. La pérdida de funcionalidad de los equipos de producción por la falta de un repuesto es inadmisible y por ello el incremento del número de repuestos incluidos en nuestros almacenes se ha incrementado proporcionalmente.

El incremento tecnológico de los activos en la fabricación de papel es notable

Así pues, la dependencia que la producción tiene de forma directa con el buen funcionamiento de los equipos y el incremento del número de repuestos que éstos precisan ha provocado el aumento del coste del stock de repuestos almacenados, convirtiéndose así en una fabulosa inversión de varios millones de euros. Todo equipo o parte de alguna máquina susceptible de provocar un fallo crítico será respaldado con su correspondiente repuesto de almacén, aunque algunos de ellos no serán usados jamás. Es totalmente comprensible que esta importante inversión se convierta en el punto de mira de la dirección de la empresa fijándose entonces una serie de objetivos cuyo fin sea la reducción del capital inmovilizado que representa. Será entonces cuando aparezcan políticas un tanto desacertadas que tiendan a la reducción de los stocks de almacén bajo criterios puramente económicos y olvidando el objetivo final del repuesto como medio para dar soporte a las tareas de Mantenimiento. Es normal así encontrar que todo repuesto no usado en los últimos años se ha retirado del stock o que un elemento se ha dejado de reponer porque no tiene una demanda periódica regular o importante, provocando a veces el incremento del coste del repuesto motivado por su compra urgente, por ejemplo.

La producción industrial depende directamente del buen funcionamiento de equipos y maquinaria

¿Cuál debe ser entonces la política adecuada para la gestión del repuesto?. El sistema que permita definir nuestros requerimientos de repuestos debe estar determinado a partir de nuestros requerimientos de mantenimiento. Es necesario analizar especialmente aquellos repuestos críticos, estratégicos, de baja rotación o aquellos que presenten un alto coste. Para llevar a cabo este análisis podemos aplicar cuatro preguntas básicas:

1. ¿Cuáles son los requerimientos de Mantenimiento sobre el activo físico?. Esta pregunta define de forma categórica las necesidades de Mantenimiento en cuanto al repuesto determinado para un equipo o activo físico. El conjunto de tareas a realizar sobre un determinado equipo se convierte en el punto de partida a la hora de fijar la política de repuestos. Ahora bien, es necesario analizar y revisar el conjunto de tareas que Mantenimiento realiza sobre ese equipo para asegurarse que la estrategia que se sigue es correcta puesto que también es cierto que ninguna política de gestión de repuestos va a mejorar una política de mantenimiento mal definida. Por ejemplo, podemos cambiar el conjunto completo de tuberías flexibles para el accionamiento hidráulico de una máquina enrolladora cada cierto tiempo (de forma preventiva) con el fin de evitar el paro de la máquina por rotura de alguna de ellas, podemos partir de esta tarea fijada por Mantenimiento para determinar un stock en cuanto a mangueras y latiguillos hidráulicos que el almacén deberá entregar de forma periódica pero ¿es correcta esta política de mantenimiento sobre la enrolladora?, en mi opinión NO, es claramente mejorable aplicando otras estrategias preventivas más adecuadas que permitan detectar cuando una manguera hidráulica se encuentra en mal estado y programar el cambio de la misma. Pero si finalmente la empresa decide aplicar esta estrategia de mantenimiento, el almacén de repuestos no puede hacer nada por mejorarla y estará gestionando un repuesto para cumplir con una tarea de mantenimiento que claramente puede mejorarse. Para determinar los niveles de stock de repuestos de un determinado equipo es necesario entender los distintos modos de fallo que puede presentar dicho equipo así como las tareas de mantenimiento a llevar a cabo sobre el mismo.
2. ¿Qué sucede cuando el repuesto no está disponible o ha dejado de existir en el almacén?. Tras la determinación e identificación del repuesto necesario para cumplir con los requerimientos de Mantenimiento es necesario preguntarse que ocurriría si el repuesto no estuviera disponible en el almacén, es decir, debemos valorar económicamente el hecho de encontrarnos en un momento determinado con que el repuesto no está disponible, por la causa que sea, por rotura de stock, por que se haya eliminado, por que se encuentre en mal estado, etc. De esta forma podremos definir de la mejor manera posible el stock o número de elementos que deben existir en el almacén, siempre en base a un equilibrio entre el coste del repuesto y el coste que supone el hecho de no tenerlo. Por otro lado, la determinación económica de la no disponibilidad del elemento nos dará una idea del esfuerzo que hay que hacer para asegurar la existencia y disponibilidad del repuesto en el almacén.
3. ¿Cuál es el objetivo de la política de repuestos?. Cabe hacerse igualmente esta pregunta para determinar el criterio u objetivo en base al cuál se tomarán las decisiones pertinentes en cuanto a la política de inventarios. Se trata de fijar los criterios que debemos seguir a la hora de determinar las políticas de inventarios. Lo habitual y no siempre correcto es tratar de determinar una serie de criterios comunes a todos los elementos del almacén, por ejemplo, podemos fijar un nivel de disponibilidad determinado y así ajustar el stock de almacén para satisfacerlo. Este criterio sencillo puede llevarnos a situaciones complicadas puesto que no tiene en cuenta las consecuencias o el coste provocado por la no disponibilidad del repuesto. Para marcar un criterio adecuado que permita determinar las políticas de repuestos debemos tener muy claro la importancia de cada repuesto y cómo afecta la no disponibilidad del mismo. Las técnicas modernas de gestión de repuestos restan importancia a la rotura de stocks o falta de disponibilidad del repuesto y simplemente se apoyan sobre las consecuencias provocadas por dicha rotura de stocks para determinar el correcto objetivo de la política de repuestos.
4. ¿Qué política de inventarios me permite cumplir el objetivo de la política de repuestos con coste mínimo?. Una vez que se se ha establecido el objetivo de la política de repuestos para cada uno de los elementos de almacén analizados debemos estar en disposición de elegir la mejor política de inventarios para cumplir ese objetivo de la forma mas interesante posible desde el punto de vista económico. Es en esta etapa del proceso cuando debemos decidir si es necesario tener el repuesto en nuestros almacenes, el stock necesario y de seguridad, si es suficiente anticiparnos a su uso y comprarlo con la suficiente antelación, si es posible mantenerlo en almacenes externos o de terceros, etc. Todas estas decisiones engloban la política de inventario para un determinado repuesto y nos ayudarán a cumplir el objetivo fijado en el punto número 3.

La gestión de nuestros almacenes debe apoyarse en una política de repuestos e inventarios adecuada

Es claro que implementar esta metodología es un proceso costoso en cuanto a esfuerzos se refiere, deben emplearse métodos de captación de información adecuados y la metodología a implementar debe ser totalmente conocida y comprendida por parte de la dirección. El volumen de análisis es muy grande y debe ser todo un conjunto de personas las que se impliquen en dicho proceso. Los departamentos de Mantenimiento, Almacén, Compras, Finanzas e incluso Seguridad y Medio Ambiente deben colaborar y participar para llevar a buen puerto estas políticas de repuestos e inventarios. Todo la actividad del grupo debería estar coordinada por una persona que pertenezca a la empresa y que sepa obtener la información adecuada de aquellas otras personas que la poseen. Como toda actividad perdurable en el tiempo, esta metodología admite cambios y posibilidad de optimización, frutos ellos de auditorias internas que se deberían llevar a cabo periódicamente.

Os invito a dejar vuestros comentarios e ideas al respecto. Es un tema que ha evolucionado mucho hoy en día, agravado por las distintas crisis económicas, y puesto en boca de empresas y compañías que tienen la necesidad de optimizar sus activos. Gracias.

Un saludo

mecantech@gmail.com

 

 

 

 

 

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